Dalam melaksanakan tugas, fungsi, serta layanannya, Direktorat Logistik menghadapi beberapa tantangan yang perlu diatasi, baik secara internal maupun eksternal dengan melibatkan pihak – pihak terkait hingga level pimpinan Universitas. Berikut ini beberapa tantangan dan alternatif rencana tindakan yang dapat dirangkum:
| TANTANGAN | ALTERNATIF RENCANA TINDAKAN |
| Pemahaman user/unit tentang proses pengadaan barang/ jasa yang dimulai dengan perencanaan hingga pelaporan masih belum seragam. | – Sosialisasi kebijakan, prosedur dan sistem secara berkala
– Penyusunan Petunjuk pelaksanaan dan teknis dari Peraturan Rektor yang ada – Review POB dan Instruksi Kerja |
| Realisasi RUP tahun berjalan belum optimal. Akibatnya pengadaan menumpuk diakhir tahun dan berpotensi lewat tahun. | – Optimalisasi pemaketan RUP
– Optimalisasi monitoring RUP unit |
| Pengajuan usulan untuk pengadaan rutin (Bandwith Internet, jasa kebersihan dalam dan luar, journal, bis kuning, dll) tahun depan belum dapat dilakukan tepat waktu. | – Akselerasi dengan melakukan pengajuan penetapan anggaran pengadaan rutin kepada MWA dipertengahan tahun berjalan (Juni/ Juli).
– Monitoring pengajuan usulan oleh unit – Kontrak Payung lebih dari 1 tahun – Kebijakan Repeat Order (pemesanan berulang) |
| Proses Pengadaan tidak diberlakukan cut-off usulan di tahun berjalan, sehingga sangat banyak pengadaan yang terpaksa masih berjalan di tahun berikutnya (carried-over). | Setiap unit harus menyusun Kalender Logistik yang memuat informasi:
ü nama kegiatan pengadaan ü jadwal pelaksanaan kegiatan ü nilai RAB ü pagu anggaran ü sumber dana ü metode pengadaan yang direncanakan dan menyampaikan ke Direktorat Logistik untuk di evaluasi secara berkala. |
| Kurangnya pemanfaatan e-katalog, sehingga proses pengadaan tidak efisien, baik waktu maupun biaya. | Sosialisasi penggunaan e-katalog, inisiasi pembuatan e-katalog lokal UI yang didukung dengan mekanisme pembayaran cashless yang cepat dan aman. |
| Penerapan Modul Purchasing Oracle yang melibatkan seluruh unit kerja di lingkungan UI
Tim Direktorat Logistik dan Unit Kerja masih terkendala dan masih sering terjadi human error dalam hal implemantasi sistem. |
Sosialisasi dan pelatihan Oracle. |
| Modul Purchasing Oracle belum memuat end-to-end proses pengadaan barang dan jasa, Oracle belum dapat menyediakan modul proses pemilihan penyedia | – Inisiasi penyusunan sistem intenal Direktorat Logstik dan ULP untuk proses Vendor Selection |
| – Penyedia dalam daftar AR/AV belum cukup banyak. Akibatnya Pejabat pengadaan tidak mempunyai banyak pilihan.
– Unit kerja masih belum disiplin dalam memilih penyedia untuk pengadaan yang mewajibkan yang diwajibkan AR/AV |
– Menambah jumlah AR/AV
– Sosialisasi AR/AV |
| Penyedia terpilih tidak kompeten dalam pekerjaan | – Review kebijakan kualifikasi vendor
– Penilaian kinerja Penyedia
|
| Peningkatan mutu dan kuantitas SDM baik untuk perencanaan, administrasi kontrak, pengendalian kontrak dan sistem sebagai bagian dari upaya menyukseskan implementasi sistem integrasi keuangan Oracle terkini. | – Pelatihan, Bimbingan Teknis
– Rekrut SDM kompeten |
| Masih kurang optimalnya koordinasi dan komunikasi dengan unit terkait proses pengadaan barang dan jasa
|
– Ditetapkan standar serta mutu baku waktu dan kinerja
– Team & Capacity Building |