Tantangan dan Rencana Tindakan Di Direktorat Logistik Triwulan 1 2021

Dalam melaksanakan tugas, fungsi, serta layanannya, Direktorat Logistik menghadapi beberapa tantangan yang perlu diatasi, baik secara internal maupun eksternal dengan melibatkan pihak – pihak terkait hingga level pimpinan Universitas. Berikut ini beberapa tantangan dan alternatif rencana tindakan yang dapat dirangkum:

TANTANGAN ALTERNATIF RENCANA TINDAKAN
Pemahaman user/unit tentang proses pengadaan barang/ jasa yang dimulai dengan perencanaan hingga pelaporan masih belum seragam. –       Sosialisasi kebijakan, prosedur dan sistem secara berkala

–       Penyusunan Petunjuk pelaksanaan dan teknis dari Peraturan Rektor yang ada

–       Review POB dan Instruksi Kerja

Realisasi RUP tahun berjalan belum optimal. Akibatnya pengadaan menumpuk diakhir tahun dan berpotensi lewat tahun. –       Optimalisasi pemaketan RUP

–       Optimalisasi monitoring RUP unit

Pengajuan usulan untuk pengadaan rutin (Bandwith Internet, jasa kebersihan dalam dan luar, journal, bis kuning, dll) tahun depan belum dapat dilakukan tepat waktu. –       Akselerasi dengan melakukan pengajuan penetapan anggaran pengadaan rutin kepada MWA dipertengahan tahun berjalan (Juni/ Juli).

–       Monitoring pengajuan usulan oleh unit

–       Kontrak Payung lebih dari 1 tahun

–       Kebijakan Repeat Order (pemesanan berulang)

Proses Pengadaan tidak diberlakukan cut-off usulan di tahun berjalan, sehingga sangat banyak pengadaan yang terpaksa masih berjalan di tahun berikutnya (carried-over). Setiap unit harus menyusun Kalender Logistik  yang memuat informasi:

ü  nama kegiatan pengadaan

ü  jadwal pelaksanaan kegiatan

ü  nilai RAB

ü  pagu anggaran

ü  sumber dana

ü  metode pengadaan yang direncanakan

dan menyampaikan ke Direktorat Logistik untuk di evaluasi secara berkala.

Kurangnya pemanfaatan e-katalog, sehingga proses pengadaan tidak efisien, baik waktu maupun biaya. Sosialisasi penggunaan e-katalog, inisiasi pembuatan e-katalog lokal UI yang didukung dengan mekanisme pembayaran cashless yang cepat dan aman.
Penerapan Modul Purchasing Oracle yang melibatkan seluruh unit kerja di lingkungan UI

Tim Direktorat Logistik dan Unit Kerja masih terkendala dan masih sering terjadi human error dalam hal implemantasi sistem.

Sosialisasi dan pelatihan Oracle.
Modul Purchasing Oracle belum memuat end-to-end proses pengadaan barang dan jasa, Oracle belum dapat menyediakan modul proses pemilihan penyedia –       Inisiasi penyusunan sistem intenal Direktorat Logstik dan ULP untuk proses Vendor Selection
–       Penyedia dalam daftar AR/AV belum cukup banyak. Akibatnya Pejabat pengadaan tidak mempunyai banyak pilihan.

–       Unit kerja masih belum disiplin dalam memilih penyedia untuk pengadaan yang mewajibkan yang diwajibkan AR/AV

–       Menambah jumlah AR/AV

–       Sosialisasi AR/AV

Penyedia terpilih tidak kompeten dalam pekerjaan –       Review kebijakan kualifikasi vendor

–       Penilaian kinerja Penyedia

 

Peningkatan mutu dan kuantitas SDM baik  untuk perencanaan, administrasi kontrak, pengendalian kontrak dan sistem sebagai bagian dari upaya menyukseskan implementasi sistem integrasi keuangan Oracle terkini. –       Pelatihan, Bimbingan Teknis

–       Rekrut SDM kompeten

Masih kurang optimalnya koordinasi dan komunikasi dengan unit terkait proses pengadaan barang dan jasa

 

–       Ditetapkan standar serta mutu baku waktu dan kinerja

–       Team & Capacity Building