Direktorat Pengadaan Barang dan Jasa Universitas Indonesia (DPBJ UI) telah menyediakan sistem daring bernama Vendor Management System (VMS) sebagai sarana resmi untuk proses pendaftaran calon penyedia barang dan jasa. Calon penyedia dapat memulai proses dengan melakukan registrasi dan login melalui laman resmi VMS. Setelah masuk, penyedia diwajibkan untuk mengisi dan mengunggah dokumen administrasi perusahaan sesuai ketentuan yang berlaku.
DPBJ akan melakukan tinjauan dan verifikasi terhadap seluruh dokumen yang dikirimkan secara online. Apabila dokumen dinyatakan lengkap dan sesuai, calon penyedia akan diundang untuk melakukan verifikasi dokumen asli secara langsung. Setelah melalui proses verifikasi keaslian dokumen, penyedia yang lolos akan diusulkan sebagai penyedia resmi (authorized vendor) melalui surat penetapan yang diterbitkan oleh Direktur Pengadaan Barang dan Jasa Universitas Indonesia. Proses ini merupakan bentuk komitmen Universitas Indonesia untuk memastikan bahwa mitra penyedia memiliki integritas, kompetensi, dan memenuhi persyaratan administratif secara lengkap dan sah.