Sumber Daya Manusia dan Kinerja Direktorat Logistik per Triwulan 1 Tahun 2021

Salah satu indikator tercapainya tujuan organisasi adalah seluruh tugas pokok terbagi habis ke semua pegawai. Oleh karena itu Direktorat Logistik melakukan upaya-upaya untuk memenuhi kebutuhan sumber daya manusia (SDM) yang optimal dengan mengajukan permintaan rekrutmen pegawai melalui Direktorat SDM UI dan dapat terpenuhi dengan ditempatkannya beberapa pegawai dengan status Pegawai Kontrak Waktu Tertentu (PKWT). Selain PKWT Direktorat Logistik juga merekrut beberapa pegawai kontrak borongan dengan keahlian tertentu atas beberapa kegiatan/ proyek strategis.

Berikut komposisi personil/ SDM Direktorat Logistik yang berjumlah 32 orang yang terdiri dari:

Posisi Jumlah (orang)
Direktur 1
Kasubdit 1
Kasie 6
Staff Pegawai Tetap 12
Staff PKWT 12
Total 32

Masih dalam upaya agar visi, misi dan tujuan organisai dapat tercapai dengan maksimal, dengan didukung sumber daya manusia yang handal, Direktorat Logistik secara rutin menargetkan seluruh pimpinan dan staf wajib bersertifikat sebagai ahli pengadaaan barang dan jasa. Untuk itu secara bergiliran seluruh pegawai diikutsertakan dalam pelatihan dan ujian sertifikasi pengadaan barang dan jasa yang dilaksanakan oleh lembaga profesional handal, baik lembaga pemerintah seperti LKPP (Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah) maupun lembaga non Pemerintah yang mempunyai peringkat bagus. Sampai Triwulan Satu Tahun 2021, total SDM Direktorat Logistik yang telah bersertifikat Pengadaan Barang dan Jasa berjumlah 21 orang dari total 32 orang.

Selain mengikuti pelatihan dan ujian sertifikasi pengadaan, SDM Direktorat Logistik juga secara bergiliran mengikuti pelatihan/workshop yang berhubungan dengan peningkatan kapasitas tentang pengadaan, logistik, dan sistem informasi pengadaan yang diselenggarakan oleh lembaga profesional Pemerintah maupun swasta. Pelatihan/workshop yang telah diikuti diantaranya adalah pelatihan penyusunan owner estimate/HPS, pelatihan warehouse management, pelatihan inventory management, dan pelatihan/workshop lainnya.

Upaya lain yang dilakukan oleh Direktorat Logistik untuk mengevaluasi kinerja organisasi adalah melakukan studi banding (benchmarking) ke Bagian Logistik PTN BH lainnya agar tidak tertinggal dalam hal updating aturan dan kebijakan serta pelaksanaan pengadaan barang dan jasa yang homogen antar PTN BH dan lebih jauh lagi agar dapat bersinergi dalam hal pelaksanaan pengadaan barang dan jasa di lingkungan PTN BH di seluruh Indonesia.

  1. Highlights Kegiatan Direktorat Logistik
  2. Terkait kebijakan pengadaan barang dan jasa di lingkungan Universitas, Direktorat Logistik bersama ULP dan Badan Legislasi dan Layanan Hukum (BLLH) Universitas telah melakukan penyesuaian yang diperlukan dalam peraturan Rektor tentang Pengadaan Barang dan Jasa.
  3. Direktorat Logistik juga telah mengawal perubahan terkini Peraturan Rektor No. 07/2019 tentang Tata Cara pengadaan barang dan jasa yang dibiayai dari dana selain APBN/APBD guna menyempurnakan kebijakan serta aturan pengadaan barang dan jasa di lingkungan Universitas sesuai kebutuhan serta melakukan penyesuaian seiring dikeluarkannya Peraturan Presiden (Perpres) No. 16/ 2018 dan Peraturan Presiden (Perpres) No. 12/ 2021 tentang Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah.
  4. Dalam hal perencanaan, Direktorat Logistik mengawal penyusunan Rencana Umum Pengadaan (RUP) bersama-sama dengan Direktorat Perencanaan dan Anggaran. Selanjutnya memonitor serta mengevaluasi capaian RUP setiap triwulan.
  5. Direktorat Logistik juga berkoordinasi dengan ULP terkait kajian ulang rencana kerja pengadaan user/ unit kerja sebagai pengusul pengadaan. Hal ini dilakukan agar terjadi sinkronisasi antara rencana dan realisasi khususnya terkait usulan-usulan unit Fakultas yang secara langsung disampaikan kepada ULP.
  6. Dalam proses penetapan Harga Perkiraan Sendiri (HPS)
  • Direktorat Logistik melakukan pelayanan terbaik dengan berupaya untuk mempercepat layanannya. Tercatat rata-rata jumlah hari (kerja) yang dibutuhkan untuk menyelesaikan HPS berkisar antara 5 hingga 14 hari.
  • Dalam rangka melakukan pengkinian data harga untuk kebutuhan perbandingan harga perkiraan sendiri (HPS), Direktorat Logistik juga melakukan kegiatan survei lapangan baik kunjungan pabrik maupun distributor.
  1. Direktorat Logistik juga melakukan survei dalam rangka verifikasi calon penyedia AR/AV dan survei penyedia dalam rangka pengawasan pelaksanaan kontrak.
  2. Terkait sistem, Direktorat Logistik telah memiliki Sistem Informasi Pengadaan Logistik (SIPLOG), aplikasi ini akan diterapkan digunakan di lingkungan Universitas untuk memperkuat database, mempermudah proses pengadaan dan memudahkan proses monitoring pengadaan barang jasa di Universitas.
  3. Selanjutnya, Direktorat Logistik juga melakukan penguatan dan penyempurnaan sistem:
  • Aplikasi Vendor Management System (VMS) untuk digunakan dalam proses pendaftaran penyedia dan database;
  • Aplikasi Warehouse Management System (WMS) untuk distribusi barang pada Logistik Center;
  • Aplikasi Pengadaan Langsung Online (PL Online) untuk pemilihan penyedia oleh Pejabat Pengadaan;
  • Aplikasi Sistem Informasi Pengawasan (SIP) bagi pengawas untuk monitoring pekerjaan baik konstruksi maupun non konstruksi dan menilai penyedia.
  1. Dalam rangka pengkinian daftar Authorized Retailer/Authorized Vendor, Direktorat Logistik senantiasa berupaya untuk menambah jumlah daftar penyedia serta kategori bidang usaha sesuai dengan kebutuhan Universitas Indonesia. Pada Triwulan Satu Tahun 2021, jumlah Authorized Retailer yang telah terverifikasi mencapai 100 penyedia dan terbagi menjadi 16 jenis kategori penyedia barang/jasa. Sementara untuk Authorized Vendor, telah tersedia sebanyak 450 penyedia yang terbagi menjadi 50 jenis bidang usaha.
  2. Dibidang administrasi kontrak pengadaan tercatat sampai dengan Triwulan Satu tahun 2021, terdapat 89 paket pengadaan berkontrak yang terbagi menjadi kontrak tender, E-katalog, Pengadaan Langsung, Penunjukan Langsung, dan Tender Itemized dengan rata-rata hari (kerja) penandatanganan kontrak setelah laporan hasil pengadaan antara 3 hingga 14 hari.
  3. Direktorat Logistik juga berencana menyiapkan beberapa kontrak payung dengan penyedia guna melakukan penghematan dan mempercepat proses administrasi pengadaan. Pada akhir tahun, rencana melakukan kontrak payung dengan beberapa penyedia belum terealisasi dikarenakan belum adanya payung hukum dan mekanisme prosedur yang mengatur tentang kontrak payung di lingkungan UI.
  1. Rekapitulasi Data Pengadaan Triwulan Satu Tahun 2021

Tabel 1.

Pengadaan Berdasarkan Sumber Dana dan Metode Pengadaan

Sumber Dana Triwulan I 2020
PL Tender E-katalog
BPPTN 10
DAMAS 37 42
LPDP
SBMPTN
Total 37 52
Grand Total 89

Total nilai kontrak pengadaan Triwulan Satu tahun 2021 adalah Rp 198.637.455.529,-

Tabel 2.

Efisiensi yang dilakukan di Direktorat Logistik untuk pengadaan Triwulan Satu Tahun 2021:

Nilai Triwulan I

Tahun 2021

BPPTN (Rp) DAMAS (Rp)
Total Rencana Anggaran Biaya (RAB) usulan unit      123.356.238.499      77.817.032.494
Total Harga Perkiraan Sendiri ditetapkan Ditlog        123.045.503.563   75.591.951.966
Total Penghematan / Efisiensi Anggaran UI 310.734.936                      2.225.080.528

Efisiensi dalam hal ini adalah upaya yang dilakukan oleh Direktorat Logistik dalam melakukan penghematan /saving anggaran Universitas melalui evaluasi atas nilai RAB yang diusulkan oleh unit kerja yang ditetapkan menjadi Harga Perkiraan Sendiri (HPS) oleh Direktorat Logistik melalui proses analisa harga, perbandingan harga, untuk mendapatkan harga wajar dari setiap item usulan

RAB unit kerja.

Efisiensi Triwulan Satu tahun 2021 yang dihasilkan oleh Direktorat Logistik sebesar                           Rp 2.535.815.464,-

Grafik efisiensi

Sumber Dana RAB HPS Efisiensi
BPPTN      123.356.238.499 123.045.503.563 310.734.936
DAMAS      77.817.032.494      75.591.951.966 2.225.080.528